Gigaset presenta un pratico manuale per la conversazione professionale efficace. Non soltanto apparecchi cordless e wired perfetti ma anche una guida al bon ton telefonico in ambito professionale; perché il business che corre sul filo sia anche educato.
Parlare al telefono fisso non sta passando di moda. Anzi. Dall'inizio della pandemia le conversazioni telefoniche sono tornate ad essere una delle attività quotidiane più importanti per molte persone - sia professionalmente che privatamente.
Proprio come in una conversazione dal vivo, la giusta e corretta comunicazione è, oggi più che mai, molto importante quando si parla al telefono. Gigaset ha raccolto preziosi consigli su questo argomento, e ha stilato un manuale di “phonetiquette” per l’attuale uso dei nostri apparecchi telefonici. Ecco qualche consiglio per le telefonate professionali (e non).
Non c'è una seconda possibilità per fare una prima bella impressione! Chiunque faccia molte telefonate professionali può migliorare significativamente il successo e la qualità delle sue conversazioni tenendo a mente le seguenti poche regole.
Le basi
- Non nascondere il numero di telefono. Il ricevente vuole sempre sapere chi sta chiamando.
- Rispettare gli appuntamenti di richiamata concordati.
- Non mettere (e lasciare) l’interlocutore inutilmente in attesa.
- Essere sempre concentrati nella conversazione
- Cercare quanto possibile un ambiente tranquillo per rispondere alle chiamate.
- Rispondere dopo il 2° o 3° squillo. Pare che quel piccolo lasso di tempo permetta sia al chiamante che al ricevente di essere più concentrato.
Il saluto - la prima impressione conta
- Presentarsi chiaramente e salutare l’interlocutore con cordialità.
- Non andare diritti al punto, è opportuna una breve introduzione anche solo al motivo della chiamata.
- Se non si è capito il nome dell’interlocutore è bene chiederlo un’altra volta subito e non alla fine della chiamata. Si deve dare importanza alla persona e non solo all’oggetto della chiamata.
Affinché la conversazione proceda bene
- Rivolgersi all’interlocutore sempre per nome (o cognome e con il titolo)
- Cercare di avere una pronuncia chiara e non interrompere chi vi sta parlando
- Cercare di parlate con sicurezza.
- Moderare il volume della voce. Parlare troppo forte può essere percepito come sgradevole.
- Evitare il dialetto, se non come simpatica interlocuzione.
- Essere amichevoli e sorridenti, verrà percepito, anche al telefono
- Mostrare interesse nella conversazione e interloquire quando opportuno. Verrà apprezzato.
- Annunciare quando si mette la conversazione in vivavoce e presentare le altre persone che partecipano alla chiamata.
- Essere concisi e non fare lunghe pause.
- Evitare l’uso di abbreviazioni, parole straniere o jargoon aziendali che non potrebbero essere compresi dalla persona con la quale si conversa.
- Non dire troppo spesso "io", può sovente risultare scortese.
- Non fare altro durante la telefonata, la persona con cui si sta parlando se ne accorgerà sicuramente.
- Non stringere il ricevitore tra la spalla e orecchio, perché distorce la voce. È consigliabile invece l’utilizzo di un auricolare.
- Si eviti di mangiare, bere, fumare o masticare gomme mentre si è al telefono. Non solo questo produce rumori sgradevoli, ma è anche estremamente irrispettoso.
Questo breve elenco di regole di “phonetiquette” permetterà di conversare e a volte anche di discutere al telefono, ma sempre in modo appropriato.
Anche il telefono è uno strumento di business e utilizzarlo in modo consono contribuirà al successo.